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Reisekosten oder Entfernungspauschale – was ist der Unterschied?

Wer öfter geschäftlich auf Reisen muss, der ist damit schon vertraut: Geschäftsreisen und die doch nicht unerheblichen Kosten, die damit verbunden sind, lassen sich in den meisten Fällen zumindest teilweise von der Steuer absetzen. Von den Fahrtkosten, über die Verpflegung, bis hin zu den Kosten für die Unterkunft – die steuerbegünstigten Reisekosten umfassen einen Großteil der anfallenden Reiseaufwendungen. Damit die Reisekosten vom Reisenden als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, müssen detaillierte Belege und Rechnungen auf jeden Fall gesammelt werden. Die Steuerberater von Linhart & Kuch beraten Sie gerne auch für das Absetzen von Reisekosten.

Seit 1. Januar 2014 gibt es allerding Änderungen im Reisekostenrecht: Eine gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte wurde eingeführt und ersetzt damit das Konzept der regelmäßigen Arbeitsstätte. Das ist ausschlaggebend was die Berechnung von Reisekosten angeht, da die Definition der ersten Tätigkeitsstätte angibt, ob Reisekosten oder doch die Entfernungspauschale angerechnet werden können.

Fahrtkosten absetzen – Reisekosten oder Entfernungspauschale?

Um klären zu können, ob Fahrtkosten als Reisekosten oder als Entfernungspauschale abgerechnet werden, ist festzustellen, ob es sich bei den Fahrten um Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte oder um Fahrten zu weiteren Arbeitsstätten handelt.

Für eine Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte kann die Entfernungspauschale, also 0,30 Euro pro Kilometer, für den einfachen Weg zur Arbeit abgerechnet werden. Bei Fahrten zu weiteren Arbeitsstätten können aber schließlich die tatsächlichen Aufwendungen, das heißt meist Hin- und Rückfahrt, berechnet werden. Alternativ können auch die pauschalisierte Kilometersätze nach den Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes angesetzt werden: 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer für PKWs oder 0,20 Euro für andere motorbetriebene Fahrzeuge.

Grundsätzlich kann nur eine Arbeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte sein. Normalerweise wird diese vom Arbeitgeber festgelegt. Kommen mehrere Orte als erste Tätigkeitsstätte in Betracht und legt der Arbeitgeber keine fest, so sieht das Gesetzt diejenige Arbeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte an, die der Wohnung am nächsten liegt.

Sonderfälle bei der Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte

Arbeitnehmer, für die keine bestimmte Tätigkeitsstätte vorliegt, die aber dennoch dauerhaft zu einem definierten Ort fahren müssen, also u. a. Bus- oder LKW-Fahrer stellen einen Sonderfall dar. Für sie gilt der Übergabeort, an dem sie ihr Fahrzeug in Empfang nehmen, also zum Beispiel ein Busbahn- oder Betriebshof, als erste Tätigkeitsstätte. Für die Abrechnung der Fahrtkosten zu diesen Einsatzstätten wird die Entfernungspauschale genutzt.

Verpflegungspauschale und Unterkunftskosten

Ab einer Abwesenheit von 8 Stunden können Arbeitnehmer 12 Euro als Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend mache. Bei 24-stündiger Abwesenheit können sogar 24 Euro abgerechnet werden. Auch für die An- bzw. abreise dürfen, ohne Mindestabwesenheitsnachweis, je 12 Euro berechnet werden.

Bei kurzfristigen Tätigkeiten sind für Übernachtungskosten bei Geschäftsreisen die tatsächlichen Kosten voll abzugsfähig. Auch längere Aufenthalte können geltend gemacht werde, wenn die Arbeitsstätte nicht der ersten Tätigkeitsstätte entspricht. Nach 48 Monaten können allerding nur noch Aufwendungen bis zu einer Höhe von 1.000 Euro berücksichtigt werden.

Auch Kosten für Beförderung, Ferngespräche, Eintrittsgelder, Parkgebühren o.ä. können als sonstige Reisekosten abgerechnet werden.

Quelle: http://www.steuerberaterkammer-muenchen.de/pressedetails/items/reisekosten-oder-entfernungspauschale-der-feine-steuerliche-unterschied.html

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